Indicadores de desempenho nos escritórios de arquitetura e de engenharia

O que não pode ser medido não pode ser controlado, e o que não pode ser controlado não pode ser melhorado. Esta frase é frequentemente atribuída a William Thomson, conhecido como Lord Kelvin (aquele mesmo, da escala de temperatura que mede o zero absoluto). Há quem diga também que a frase é de Peter Drucker, Jack Welsch, Benjamin Franklin, Leslie Willcocks... enfim... (se alguém souber o verdadeiro autor, agradecemos).

O importante, aqui, é observar como esse conceito é importante na gestão de um negócio. Qualquer negócio. E isso inclui, evidentemente, Escritórios de Engenharia e de Arquitetura. E Aí? Como foi o ano que passou? Seu escritório melhorou? Seus produtos se tornaram mais competitivos? A sua posição no mercado está melhor agora do que estava no final do ano anterior? E para este ano? O que podemos esperar? Como poderemos saber (em dezembro) se o ano foi melhor do que os anteriores? Como poderemos dizer se nosso escritório melhorou ou piorou? A resposta é óbvia. Mas, apesar disso, pouca gente parece levar isso à sério. A resposta é "Indicadores de Desempenho"! Quando iniciamos nossos estudos de ciências (no meu tempo, em mil novecentos e guaraná com rolha, isso era feito na quinta série do primeiro grau) aprendemos que não podemos medir a temperatura usando a mão, porque a sensação de frio ou de quente varia conforme o calor contido na própria mão. Sem instrumentos de medição adequados e sem parâmetros bem definidos, ficaremos sempre com percepções subjetivas sobre os fatos e, nesse caso, cada pessoa dará sua interpretação de acordo com a sua própria sensibilidade, experiência ou conveniência. Para chegar ao final de um ano e dizer que o ano foi bom é necessário definir (antes) o que é "bom". Quando falamos de negócios, algumas coisas precisam ser definidas em termos de números. E quais números interessam para a avaliação do desempenho de um Escritório de Arquitetura ou de Engenharia? É aí que entram em cena os INDICADORES DE DESEMPENHO. Indicador de desempenho é definido (pela Fundação para o Prêmio Nacional da Qualidade) como "qualquer medição de característica de produtos e processos, utilizado pela organização para avaliar e melhorar seu desempenho e acompanhar o progresso". Ou... "são os meios pelos quais os objetivos são avaliados e que para serem significativos devem ser mensuráveis, pertinentes e importantes" (OAKLAND, 1994). Vamos, aqui, propor alguns. O leitor poderá ser muito útil, propondo outros. Conforme as sugestões chegarem, posso até fazer uma revisão deste artigo logo depois. É importante que cada indicador expresse uma quantidade (um número). Os números são mais fáceis de serem analisados e permitem uma avaliação mais fria da realidade. Indicadores subjetivos não são boas ferramentas. Um indicador de Desempenho deve ser: a) Mensurável - É a característica do que pode ser medido (quantificável, objetivo, tangível) b) Pertinente - Que serve de ligação entre áreas específicas de responsabilidades e os objetivos individuais de desempenho c) Importante - Que tem relação direta com as atividades com impacto relevante nos resultados principais Alguns exemplos: INDICADORES DE DESEMPENHO OPERACIONAL • Número de funcionários; • Número de trabalhos concluídos • Número de trabalhos concluídos dentro do prazo previsto INDICADORES DE DESEMPENHO COMERCIAL • Número de clientes atendidos; • Número de orçamentos (propostas) apresentados; • Número de serviços contratados; INDICADORES DE DESEMPENHO FINANCEIRO • Faturamento (mensal, trimestral semestral ou anual); • Lucro líquido; Que outros Indicadores de Desempenho você utiliza no seu escritório? Como você faz a medição? Em que medida ele se relaciona com os objetivos gerais da sua empresa? Por que esse indicador é importante? (Deixe seu comentário abaixo) Uma vez escolhidos os indicadores de desempenho você deverá criar um mecanismo de medição e registro (de outra forma não será possível obter informações confiáveis e, consequentemente, não haverá controle - nem melhoria no desempenho) Por exemplo: digamos que você tenha estabelecido como um INDICADOR DE DESEMPENHO para o seu escritório o NÚMERO DE PROPOSTAS COMERCIAIS APRESENTADAS. Nesse caso você deverá criar um mecanismo de registro das propostas elaboradas pelo seu escritório. Você poderá, por exemplo, dar um número (sequencial) para cada uma das propostas feitas. No final do ano saberá quantas foram apresentadas aos clientes. E assim, no final do ano que vem, poderá saber se melhorou, piorou ou manteve na mesma o desempenho. Com essa informação poderá traçar com maior clareza as estratégias para o ano seguinte. Que tal?